开始看演示前，先准备这四样
- 一张本周真实课表的脱敏样例
- 两种常卖课卡的收费和使用规则
- 一个近期发生过的请假、补课或退款问题
- 教务、老师、财务各一位实际使用者
1. 把“想要很多功能”改成三个明确问题
让每个岗位写下本周反复处理的工作，并给出发生频率、交接人和出错后果。最后由负责人挑出本轮必须解决的三项，其余放入后续清单。
表格可左右滑动，查看完整内容。
| 现在的问题 | 试用要完成的事 | 通过的依据 |
|---|---|---|
| 试课后无人继续联系 | 找到负责人，安排下一步并记录结果 | 另一位同事能接着跟进 |
| 请假补课经常和课卡对不上 | 完成请假、补课、到课与扣课核对 | 每次余额变化都有对应记录 |
| 月底反复核对收款 | 从一笔订单找到收款、课卡和后续变化 | 教务与财务对同一笔业务得出相同结论 |
2. 用同一位示例学员，串起完整流程
请顾问先演示一遍，再让员工自己操作。全程使用示例或已脱敏的数据，把需要求助的位置记下来，不把“看懂了”当作“会用了”。
- 登记咨询来源、负责人和试课安排；试课后记录结果。
- 为学员建立课程与课卡，核对金额、有效期、适用课程和赠课规则。
- 安排老师与教室，完成预约、签到和一次课消。
- 从学员档案查回上课、课卡与收款记录，让财务复核。
- 记录操作是否需要重复录入、离开系统找表格，或请另一个岗位补信息。
3. 重点试三个“事情没按计划发生”的场景
正常流程容易演示，例外最能暴露适配问题。下面是建议的验收动作，不代表每套系统都默认支持相同处理方式。应先确认机构规则，再逐项试。
- 请假与补课：原课如何记录，补课安排在哪里看，会不会重复扣课？
- 点错签到：由谁撤销，是否恢复相应课时，后续能否查到操作人和原因？
- 转课或退款：先确认可办理范围，再核对课卡变化、资金处理与操作记录；不要只看一个“成功”提示。
4. 让每个岗位按自己的工作验收
不要只让老板看工作台。每个岗位至少完成一条实际工作，并用“可直接用 / 需配置 / 需开发 / 不支持”记录结果。对必须开发的功能，确认范围和交付条件后再决定。
表格可左右滑动，查看完整内容。
| 岗位 | 现场验收重点 |
|---|---|
| 教务 | 老师、教室与学员时间是否清楚；临时变更后，下一位同事能否找到最新安排 |
| 老师 | 在实际使用的手机或电脑上查看课程、点名并填写上课记录 |
| 财务 | 核对订单、收款、退款与课卡变化；区分本期发生额和当前余额 |
| 店长 / 老板 | 确认跨店查看范围、员工权限和报表口径 |
5. 问清总费用、资料迁移和上线分工
比较方案时，应使用相同的门店数、岗位数和必要服务范围。便宜的起步价不等于你的完整使用费用；没有公开定价时，要求对方按相同条件提供书面范围。
- 哪些使用端和功能包含在方案里，哪些需要另计费用？
- 历史资料由谁整理、谁导入、谁验收；无法导入的记录如何保留？
- 课程和课卡规则由谁配置，员工培训如何安排？
- 正式上线前是否有核对环节，出了问题由谁处理？
- 今后增加校区、调整流程或停止使用时，费用与资料交接如何约定？
6. 用验收结果决定，不凭演示印象签字
把必须解决的三项问题与实测结果放在同一张表上。每项写清验证人、验证日期、遗留问题和下一步负责人。仍有课卡、收款或权限问题时，先缩小试用范围，完成复核再安排上线。
- 常见错误：只比较功能菜单数量，没有实际走完业务。
- 常见错误：只由负责人看演示，没有让一线员工动手。
- 常见错误：把“可以定制”当成已经可用，没有写清验收条件。
- 交付结果：一份可复查的试用记录和上线条件清单，而不是一句“感觉不错”。
机构经常会问的几个问题
只有一个校区，也需要完整管理系统吗？
看协作和核对成本，不只看规模。如果一两个人已经能稳定完成约课、收费和交接，可以先保留现有方式；如果同一笔业务在聊天、表格和多个软件反复录入，就值得选一条流程试用比较。
第一次试用，需要把所有学员资料导进去吗？
不需要。先用少量示例或脱敏数据验证核心流程与规则。正式资料迁移应单独约定范围、核对方法和上线时间。
trainingOS
选一条流程，在 trainingOS 里实际核对。
trainingOS 已覆盖咨询跟进、排课约课、签到课消、订单收款、退款与岗位权限。可以从其中一条流程开始，在 30 天协助试用中验证团队是否用得顺。
本清单是选型方法，不承诺具体节省时长或经营增长。特殊收费、跨店规则、旧资料迁移与定制需求，应在试用和实施确认时逐项核实。