迁移前需要明确的四件事
- 一位负责拍板的负责人，教务与财务分别复核
- 精确到日期和时间的资料截止点
- 学员、课卡与未完成业务的范围清单
- 每项差异的处理人、原因和确认记录
1. 先确认哪些带过去，哪些保留查阅
学员与当前权益、历史业务明细、附件资料不一定采用相同的迁移方式。先确认旧系统能够导出什么、新系统能够接收什么。导入当前余额与完整还原历年业务，是两种不同工作量。
- 当前经营必需：在读学员、监护人关系、有效课卡、剩余课时或金额、有效期、在办课程。
- 尚未完成：待上课预约、请假补课、已申请未完成的退款或转课、未结清订单。
- 历史留档：过往订单、收款、课消与变更记录，确认能否迁移或需要保留旧档案查询。
- 限制访问：仅让本次迁移需要的人员接触资料；公开咨询表里不要上传学员明细。
2. 为每项数据建立同一个截止点
例如“9 月 15 日 22:00 之后停止在旧系统记新业务”是切换约定，不是推荐的固定日期。截止点之后若仍然发生补录、收款或退款，要另记增量清单并复核，不能拿不同时间导出的报表直接比较。
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| 核对字段 | 应明确的口径 |
|---|---|
| 学员身份 | 旧编号、姓名与监护人对应关系；重名不得直接合并 |
| 剩余课时 | 付费课时与赠课如何区分；是否允许负数或冻结 |
| 储值余额 | 本金、赠送金额与可使用范围是否分别记录 |
| 有效期 | 起止日期、停卡或延期处理、即将到期状态 |
| 未完成业务 | 由哪套系统继续办理，避免重复补课、扣课或退款 |
3. 先选边界样本，不只导入最简单的学员
试迁移样本应覆盖主要卡种和异常情况。先在约定的测试环境核对，确认不会产生真实收款、通知或重复业务。正式资料是否需要导入、由谁操作，另行安排。
- 一位家长对应多个学员，或同一姓名对应不同人。
- 同一学员持有多张课卡，包含赠课、过期卡或不同适用课程。
- 有请假补课、转课、退款、延期或冻结记录的学员。
- 跨校区上课或存在未完成预约的学员。
- 余额为零、负数或有历史争议的记录，单独标记待确认，不擅自修正。
4. 总数核对与逐人核对一起做
先比较记录数量与按校区、卡种汇总的余额，再逐人核对样本。总额相同并不代表每位学员都正确；两笔相反差异可能相互抵消。不同单位、不同卡种的课时也不应直接加成一个总数。
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| 层级 | 核对内容 | 留下什么 |
|---|---|---|
| 汇总 | 学员数、课卡数、分卡种课时、分金额类型余额 | 旧值、新值、差额和截止时间 |
| 个人 | 身份关系、卡种、有效期、权益与未完成事项 | 抽样名单与逐项结果 |
| 差异 | 缺失、重复、规则转换或截止点后新增的业务 | 原因、处理人、处理结果与复核人 |
5. 先签核，再切换日常操作入口
上线前，由教务确认课程和权益，财务确认金额，负责人确认遗留事项与办理安排。给员工一份简短交接说明：什么时候改用新入口、哪些旧事项要继续查、遇到差异找谁。
- 保留可读取的原始导出文件、字段说明和验收记录。
- 先确认旧系统资料的保留和查阅方式，再停止旧系统日常使用。
- 确定异常期间的临时记录方式与补录责任人，避免两边同时记账。
- 上线后的首个完整上课和收款周期再做一次核对，重点查看旧卡新用、补课和退款。
6. 三种容易留下后患的处理
差异应该被解释并复核，而不是为了赶上线把数字改得一样。对权益或金额有争议的记录，先暂停该项切换并确认来源。
- 只导入“剩余 10 节”，没留下有效期、适用课程与赠课规则。
- 把历史收款重新记成当期新收款，导致经营报表重复计算。
- 把导入后的余额当成迁移成功证明，没有保留旧资料与差异清单。
机构经常会问的几个问题
旧系统只能导出 Excel，还能评估迁移吗？
可以先提供不含个人信息的字段清单和少量示例，核实学员、课卡、余额和历史明细的可迁移范围。能否导入、需要如何整理和费用周期，应单独评估，不能仅凭文件格式承诺。
可以先录入当前余额，以后再补历史吗？
可以把它作为待评估方案，但必须清楚标记期初余额及截止时间，保留历史查询依据，并防止后补历史再次影响余额或收入。具体做法应由实施人员与机构财务共同确认。
trainingOS
选一条流程，在 trainingOS 里实际核对。
trainingOS 可把学员、课卡、课消、订单、收款与退款记录放在一起核对。试用阶段可先验证一组示例学员的处理方式；旧系统迁移范围、资料整理和正式上线安排需要单独确认。
本指南不承诺一键迁移、所有历史资料兼容或自动纠正旧账。金额、权益与争议记录应以可追溯的业务资料和双方确认结果为准。